こんにちは、湊 ユウイチです。
今回は、作業効率を高める12の考え方と効率術を紹介します。
作業効率が悪い人の特徴と対策
なぜこの仕事が必要なのかを理解していない
今自分が行っている作業がなぜ必要なのかを理解せず、言われたことを機械的に進めている人がたまにいらっしゃいます。
相手の意図を汲み取らないまま、作業を行うと修正が発生する可能性も高まり、結果として作業に時間がかかってしまいます。
相手の意図を汲み取り、簡単に相手の依頼内容を達成できる方法がないかをよく検討して作業を行うようにしましょう。
気持ちを切り替えるのが苦手
失敗などで気持ちが落ち込んだ際に気持ちの切り替えがなかなか出来ない人は作業効率が悪い傾向にあります。
人間の脳のリソースには上限がありますので、自分が落ち込んでいる場合は、そちらに脳のリソースを割かれてしまい、作業効率が低下します。
一度起きてしまった事を変えることは出来ません。
そこで悩んだまま作業効率を落としていては元も子もありませんので、気持ちを切り替えれる努力をしましょう。
分析をしない
全ての仕事に言えることですが、『請け負った仕事はどの程度の時間を片付きそうなのか』、『過去に似た事例の仕事を請け負っていないか』、『成功した場合や、失敗した場合は、なぜそのような結果になったのか』などきちんと分析をして仕事に取り組むようにしましょう。
例えば、『過去に似た事例の仕事を請け負っていた」場合は、今後も似た事例の仕事を請け負う可能性がありますので、予めテンプレートを作成して、作業効率を高めるなどの対策を打つことが出来ます。
分析をしていなければ、そういった対策も出来ませんので、必ず分析を行うようにしましょう。
全ての作業に100%の力を注いでしまっている
全ての作業に100%の力を注ぐいわゆる完璧主義者の人も作業効率が悪い傾向にあります。
完璧主義者の人は『社内メール』などの重要でない案件に関しても、日本語が適切かどうかを一言一句チェックしてします。
重要でない案件にも全力を注ぎ、結果として残業をして重要な案件の作業に取り掛かっていては本末転倒です。
力を注ぐべき作業をきちんと見極め、無駄な作業時間はとことん減らしていきましょう。
仕事効率化の原則
スケジュールを立てる
スケジュールを立てて仕事を行うようにしましょう。
目標なしに仕事をしていてはダラダラと時間だけが過ぎて行ってしまいます。
優先順位を付ける
仕事に優先順位を付けましょう。
優先順位を付ける際は、なるべく時間のかからない仕事から取り掛かるようにすると、モチベーションが向上し、作業効率が上がりやすいです。
工程の細分化を行う
作業工程の細分化を行いましょう。
細分化を行うことで、その作業にどれくらいの時間が掛かりそうかの予測が立てやすくなります。
マルチタスクをやめる
マルチタスクとは何かご存じでしょうか？
マルチタスクとは、複数の作業を並行して行うことを指します。
マルチタスクを行うと、作業効率が低下することが分かっています。
１つの作業を確実に終わらせてから次の作業に取り掛かるようにして、マルチタスクを行わないようにしましょう。
同じ作業はテンプレートを作成する
同じような作業が多い場合は、予めテンプレートを作成してしまいましょう。
テンプレートがあるだけで今後の作業効率が大幅に変わってきます。
仕事を単純な作業と複雑な作業に分ける
仕事の種類を『単純な作業』と『複雑な作業』に分けましょう。
あなたが朝方の人間なのか夜型の人間なのかで作業効率が最大化する時間は異なりますが、一般的には午前は集中力が低下しやすいため、『単純作業』をまとめて片付け、集中力の増す午後に『複雑な作業』行うのがおすすめです。
ただし、午後でも『昼食を食べた直後』は集中力が低下するため注意が必要です。
パソコンのショートカット機能を使いこなす
『ctrl+C』⇒ コピー
『ctrl+V』⇒ ペースト
『ctrl+Z』⇒ 戻る
『ctrl+Y』⇒ 進む
上記のようにパソコンのショートカット機能を覚えて使いこなせるようになりましょう。
ショートカット機能を使うのと使わないのでは、作業効率に大きく影響してきます。
適度にリフレッシュする
脳が集中できるのは、連続45分程度であると言われています。
長時間作業を続けていると『作業効率』だけでなく『精度』も低下しますので、適度に休憩をはさんでリフレッシュしましょう。
以上で、作業効率を高める12の考え方と効率術の紹介を終了します。
最後までお読みいただきありがとうございます。
